Verslag Algemene Ledenvergadering 2023
Notulen 4e Algemene Ledenvergadering, woensdag 14 juni 2023, op de VegaBoerderij.
Aanwezig: 21 leden
1 Opening en mededelingen
Bij mooi zomers weer wordt opnieuw de zomervergadering van de ALV in de staande in de open lucht gehouden, als een Poolse Landdag. Er wordt bij stilgestaan dat de VegaBoerderij nog steeds in de pioniersfase zit, maar dat er zich langzaamaan steeds meer opbouwt. Er is een nieuwe boer, er staat een tweede tunnelkas, er zijn veel méér vrijwilligers actief, er hangt een goede sfeer. Maar er zijn ook nog zorgen rond de financiën en de ledenaanwas. Een we zijn erg weersafhankelijk, een koud en nat voorjaar, en de langdurige hete droogte nu – dat speelt de landbouw overal parten.
2 Verslag ALV 22 november 2022
Wordt ongewijzigd vastgesteld. De suggesties uit die vergadering zijn door het bestuur allemaal opgepakt. Er zijn meer commissies aan het werk (ledencampagne, personeelszorg), de verantwoordelijkheden van de boer zijn concreter gemaakt, en de procedure voor verlenging van de vergunning is tijdig gestart, met instemming van Aad en Nanda van Dam.
3 Actualiteit en Gepco vertelt
De nieuwe boer vertelt over zijn start in een koud en nat voorjaar, en de moeizame bouw van de tweede tunnelkas. Een deel van het land is te lang nat geweest en kan dit jaar wellicht niet meer gebruikt worden, maar door te schuiven in de teeltvakken kan hij toch waarschijnlijk het hele bewerkingsplan kwijt. De achterstand met aanplanten is rond deze week ingelopen.
Desgevraagd zegt hij dat zijn tijdsbeschikbaarheid wel te krap is, zeker omdat er op dit moment nog maar 1 trainee is. Met twee kandidaten is er nog contact, en verder is het belang van vrijwilligersinzet dus groot.
4 Rapportage Toekomstcommissie
Eind vorig jaar heeft het bestuur naar aanleiding van de achterblijvende ledengroei, de moeizame financiële positie en het onder meer om die reden aangekondigde aftreden van de Raad van Commissarissen een Toekomstcommissie ingesteld.
Ronald Hoevenaars, voorzitter van de commissie, geeft nog een toelichtende samenvatting. Hij benadrukt dat er veel goeder actie is vanuit het bestuur, dat er inmiddels meer commissies zijn waarin vrijwilligers zich inzetten, en meer wekelijkse communicatie. Maar de situatie is ook penibel: de financiën zijn krap, er moet noodzakelijk meer ledengroei zijn, daarop is veel actie nodig, en ook alternatieven in hoe belangstellenden kunnen instappen.
Het bestuur kan zich vinden in de rapportage en op álle de aanbevelingen wordt inmiddels uitwerking gegeven. Er wordt desgevraagd ingeschat dat een jaarlijkse groei met circa 20 leden noodzakelijk is om in een periode van ongeveer 6 jaar op een gezond evenwicht uit te komen. Ook de financiële prognose voor dit jaar laat zien dat er zeker nog 18 extra leden nodig zijn.
De ALV omarmt de rapportage, en de Toekomstcommissie wordt onder dankzegging ontbonden.
5 Jaarrekening en Jaarverslag 2022
De Jaarrekening is nog opgesteld onder leiding van Frank Broekhuizen, hij geeft een toelichting opo de cijfers, en daarmee meer transparantie en inzicht. Het jaarresultaat 2022 is gunstiger dan begroot omdat de uitgaven zijn beperkt en het aantal ledenpakketten groter was. De kosten van het land waren lager dan het voorgaande jaar toen we op 2 locaties moesten starten (valse start aan de Voshol, daarna no Weideveld) en ook enkele andere uitgaven (website, accountant) waren lager omdat de extra opstartkosten van het eerste jaar wegvielen.
Op Jaarrekening en Jaarverslag ontbreekt het advies aan de ALV vanuit de Raad van Commissarissen omdat deze begin dit jaar is afgetreden. Gevraagd wordt naar een kascontrolecommissie, maar deze is niet nodig (ook niet volgens de statuten) omdat ons administratiekantoor al een “goedkeurende” samenstellingsverklaring heeft afgegeven.
In het Jaarverslag moet het genoemde aantal leden worden gecorrigeerd naar 71, conform ook de cijfers in de Jaarrekening. Opgemerkt wordt dat steeds meer leden nog maar één pakket per week afnemen.
Jaarrekening en Jaarverslag worden goedgekeurd (onder dankzegging aan Frank) en er wordt décharge verleent aan het bestuur.
6 Benoeming nieuw bestuurslid / penningmeester
Eind vorig jaar heeft Frank Broekhuizen aangegeven te willen stoppen als bestuurslid en penningmeester, waarop hij niet is herbenoemd. Inmiddels is Ingrid van Uffelen bereid gevonden zijn taken over te nemen.
Ingrid van Uffelen wordt bij acclamatie benoemd tot bestuurslid en penningmeester.
7 Vacatie Raad van Commissarissen
De vorige Raad van Commissarissen heeft vorig jaar aangegeven te willen aftreden, maar niet onmiddellijk en niet tegelijkertijd. Inmiddels zijn zij echter allen uitgeschreven bij de KvK. Het bestuur is op zoek naar nieuw Commissarissen, en vraagt leden om eventuele kandidaten (zij hoeven niet per se lid te zijn van de coöperatie) voor te dragen, zodat in de volgende ALV kan worden overgegaan op het instellen van een nieuwe RvC.
8 Verruiming mogelijkheden van deelname
De Toekomstcommissie heeft geadviseerd andere vormen van deelname uit te werken die minder steunen op het uitgeven van certificaten. Het bestuur heeft voorgesteld:
- Binnen dit kader kunnen we zo veel deelnemers zónder certificaat toelaten als er certificaathouders zijn die geen pakketten afnemen.
- Daarnaast is er aanleiding om eenpersoonshuishoudens de gelegenheid te geven een certificaat te kopen voor € 1.000,–.
- Het bestuur te machtigen tot maatregelen om de deelname te vergroten.
De vergadering stemt hiermee in; bij gevoelige extra maatregelen zal via de nieuwsbrief gelegenheid worden gegeven aan de leden om hierop te kunnen reageren en bijsturen. De vergadering deelt het belang van extra ledenwerving. De suggestie wordt nog gedaan om leden die hun pakket opzeggen wél een exploitatiebijdrage te laten betalen van bijvoorbeeld € 100.
9 Rondvraag en sluiting
Bij de rondvraag komt het volgende nog aan de orde:
- Doorgeschoten groente is soms nog goed eetbaar, maar niet altijd aantrekkelijk voor belangstellenden of bij een proefpakket. Dit als “extra” aan te bieden via een “kneusjesbak” zou een goede oplossing kunnen zijn.
Proefpakketten kunnen ook cadeau worden gedaan. - Er zijn ansichtkaarten waarmee ieder z’n eigen cadeaubon op maat kan maken.
- De 3 dagen per week van Gepco zijn (te) krap, maar er is niet meer geld om zijn beschikbaarheid uit te breiden. Sterker nog: zonder de gewenste ledengroei is er niet genoeg geld om hem tot het einde van het jaar in te huren – wat nog extra benadrukt hoe belangrijk ledengroei is.
- Gelukkig zijn er veel meer vrijwilligers die meewerken op de tuin. Het inzetrooster biedt daarin weinig steun; de vrijwilligersapp daarentegen wel.
- Er is nu een reclame bakfiets, en bijvoorbeeld in het naastgelegen Zwammerdam lijken nog kansen op ledenaanwas te zijn.
- Er was wat pech bij het kopen van een luifel – als dit niet alsnog kan dan is er de (gesponsorde) optie van goede partytenten.
Na de sluiting van de vergadering was het nog lang geanimeerd, werd de tuin nog bezocht, en veel nagepraat – en praktisch geregeld, zoals het sproeien van de tuin in deze lange droge periode.